GB/T 1.1—2020是怎样的标准

1  前  言

我国的各类标准，其前言的第一句话基本均为：“本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则  第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草”。

请注意GB/T 1.1的名称中使用的是“标准化文件”，因为我国的标准化文件分为标准、标准化指导性技术文件、以及文件的某个部分等类型。

各类标准化文件在指称自身时用的是“本文件”，虽然我们已习惯用“标准”代表“标准化文件”，但“标准”和“文件”两个词还是有所区别。

GB/T 1.1是我国天字第一号标准，亦被称为标准的标准。从事标准化工作，离不开GB/T 1.1。今天我们来学习一下GB/T 1.1，了解一份标准化文件应该写成什么样子。

GB/T 1.1—2020总共有70多页，内容丰富，可简单概括为三个方面，一是标准化文件的结构、二是文件的编写要求、三是文件的编排格式，其中第二方面篇幅最长。

2  标准化文件的结构

文件的结构又分为纵向结构和横向结构，纵向结构指的文件的层次，上下从属关系，横向结构指的是文件的要素，平行组成部分。

2.1  层次

文件从上到下分为文件的部分、章、条、段、列项，不同的层次根据文件编写的实际需要而展开。

2.2  要素

要素指的是文件中的相对独立的功能单元，包括封面、目次、前言、引言、范围、规范性引用文件、术语和定义、…… 、核心技术要素、其他技术要素、参考文献、索引等，即文件正文前后的要素与正文各章。

由于不同文件针对的标准化对象不一样，不同文件的正文中，除了范围、规范性引用文件、术语和定义之外，其他各章的标题一般不会相同，但是可以归纳为核心技术要素和其他技术要素。

文件允许有的所有要素在一个具体文件中不见得都会出现，因此又出现了必备要素和可选要素的概念。

每个文件必须有的要素为必备要素，可能有的要素为可选要素。比如有的文件可能会有“符号和缩略语”、“总体要求”这样的可选要素。

另外根据要素所起的作用，若包含限定或要求的，为规范性要素，若给出有助于理解或使用的参考信息的，为资料性要素。比如“规范性引用文件”起到汇总的作用，实际的引用发生在其他章，所以为资料性要素。

3  文件的编写要求

3.1  层次的编写

必要时文件可划分为若干部分，各部分同属一个主题，共用一个文件顺序号。部分的编号为XXXX.n，命名方式为主体元素相同，后跟第n部分加具体的补充元素。比如GB/T 1.1之外，还有GB/T 1.2—2020《标准化工作导则  第2部分：以ISO/IEC标准化文件为基础的标准化文件起草规则》。

（1）章编号从1开始，连续编号至附录前。每章均应有标题。

（2）条是章内有编号的细分层次，条可以进一步细分，最多到第五个层次。一个层次有两个及以上的条时才设条。第一个层次的条必须有条标题。其他层次可以有仅有编号的无标题的条。

（3）段是章或条内没有编号的细分层次。不宜在标题与条之间或条标题与下一层次条之间设段（称为悬置段）。

（4）列项是段内的子层次，用于强调并列各项。各列项之前应有列项符号或列项编号引导。

3.2  要素的编写

3.2.1  封面

封面应包括文件名称、文件的层次或类别、文件代号、文件编号、标准分类号、发布日期、实施日期、发布机构等。其他还有标准代替关系、与国际标准的一致性程度、标准英文译名等。

3.2.2  目次

目次就是目录，用来呈现文件的结构，依次从“前言”开始列出文件已有的要素（包括编号和标题）及其页码。图和表可单独集中编目。

3.2.3  前言

前言这一要素用来给出文件起草依据的其他文件、与其他文件的关系和起草者的基本信息等文件自身内容之外的信息。前言不应给出章编号且不分条。

3.2.4  引言

引言这一要素用来说明文件自身内容相关的信息。分为部分的文件的每个部分，或者文件的某些内容涉及了专利，均应设置引言。引言不应给出章编号。当引言的内容需要分条时，应仅对条编号，编为0.1、0.2等。

3.2.5  范围

范围这一要素用来界定文件的标准化对象及其覆盖的方面，并指明文件的适用界限。范围应设置为文件的第1章。

使用功能动词概括文件的核心技术内容。

——规定（要求、特性、尺寸等）

——确立（程序、体系、规则等）

——描述（方法、路径）

——提供（指导、建议）

——给出（信息、说明）

——界定（术语、符号、界限）

适用界限：说明文件在哪儿用、给谁用、有什么用。

3.2.6  规范性引用文件

规范性引用文件这一要素用来列出文件中规范性引用的文件，由引导语和文件清单组成，应设置为第2章。

核心原则：是否列入第2章清单，取决于其是否在文件中被规范性引用，清单本身仅为方便使用者查阅的信息汇总。

简单判断流程：

   （1）你能接受被引用文件未来的所有修订吗？不能→注日期。

（2）如果能接受，你需要提及具体的章条号吗？需要→注日期（注日期就必须提编号）；不需要→不注日期。

注日期引用：

（1）引用文件中的具体章、条、图、表编号时，必须注日期。

（2）无法确定被引用文件未来变化是否依然适用时，应注日期以锁定当前适用版本。

（3）一般情况下，为确保稳定和明确，首选注日期引用。

不注日期引用：

   （1）能够且愿意接受被引用文件未来所有变化。

（2）引用的是整个文件的所有内容（如“标点符号用法应符合GB/T 15834的规定”）。

（3）虽然引用具体内容，但为了追随最新版本，选择不提及具体章条号，而以内容名称指明（如“按照XXX描述的乙方法测定”）。

3.2.7  术语和定义

此要素的目的是为方便使用者，其核心是准确、有序地列出文件自用的符号/缩略语及其含义，并遵循固定的格式和排序规则。

3.2.8  符号和缩略语

符号和缩略语这一要素用来给出文件中使用的符号和缩略语的说明或定义，

由引导语和带有说明的符号和/或缩略语清单构成。如果需要设置符号或缩略语，应作为文件的第4章。根据需要，该要素可并入“术语和定义”。

（1）由“引导语+清单”构成。引导语需根据清单内容选择：如“下列符号适用于本文件”

（2）严格按字母顺序排列。

大写拉丁字母→小写拉丁字母

无角标→有字母角标→有数字角标

拉丁字母→希腊字母

其他特殊符号放在最后

3.2.9  分类和编码/系统构成

分类和编码这一要素用来给出针对标准化对象的划分以及对分类结果的命名或编码。系统构成这一要素用来确立构成系统的分系统，或进一步的组成单元。

3.2.10  总体原则和/或总体要求

总体原则这一要素用来规定为达到编制目的需要依据的方向性的总框架或准则。总体要求这一要素用来规定涉及整体文件或随后多个要素均需要规定的要求。

3.2.11  核心技术要素

核心技术要素是各种功能类型标准的标志性的要素，它是表述标准特定功能的要素。标准功能类型不同，其核心技术要素就会不同。

各种功能类型标准的核心技术要素的具体编写应遵守GB/T 20001（所有部分）的规定。

3.2.12  其他技术要素

根据具体情况，文件中还可设置其他技术要素，例如试验条件、仪器设备、取样、标志、标签和包装、标准化项目标记、计算方法等。标准化项目可以理解为一个细小的标准化对象。

3.2.13  参考文献

参考文献这一要素用来列出文件中资料性引用的文件清单，以及其他信息资源清单，例如起草文件时参考过的文件，以供参阅。如需设置参考文献，应置于最后一个附录之后。

重在完整列出、方便查阅。文献排列顺序与“规范性引用文件”清单规则一致（先国内后国际）。列出国际文件时，可直接给出原文，无需翻译。

3.2.14  索引

索引这一要素用于给出通过关键词检索文件内容的途径，如设置索引，那么它应作为文件的最后一个要素。索引项以文件中的“关键词”作为索引标目，同时给出文件的规范性要素中对应的章、条、附录和/或图、表的编号。

简而言之，索引是关键词与位置的对照表，重在按字母顺序、快速检索。

3.3  文件的语言要求和表述形式

针对文件的结构，规定更小的语言单元，如语句、词语、汉字、标点符号、数值、图表、注释等表述形式，包括文件内容间的引用和提示，以形成所谓标准化的语言而避免随意性，是文件起草重要的细节。

3.3.1  条款分为要求、指示、推荐、允许和陈述几种类型。

3.3.2  附加信息的表述形式包括示例、注、脚注、图表脚注、文件清单、目次列表等。

3.3.3  通用内容宜作为章/条中最前面的一条，可用“通用要求”“总则”“概述”作为条标题。

3.3.4  条文包括常用词的使用、全称和简称、数和数值、尺寸和公差、量和单位的表述方法。

3.3.5  引用和提示包括注日期引用和不注日期引用、规范性和资料性引用、规范性和资料性提示。

3.3.6  附录应在文件正文、前言或引言中被提及，分为规范性附录和资料性附录，附录的编号从附录A开始，附录内可设条。

3.3.7  图的绘制应符合相关国家标准，图应被提及，图编号和图题、图的转页接排、图中的字母符合和标引、图中的注和图脚注等均有规定。

简言之，图应在条文中明确指明，避免孤立存在。从“图1”开始，编号应连续且唯一，避免混淆。分图用a）、b）等小写拉丁字母编号。图编号与图题间留一个汉字的空格（即两个半角空格）；图题使用5号黑体；分图题使用小5号黑体。

3.3.8  表应被提及，表编号和表题、表的转页接排、表头、表中的注和表脚注等均有规定。

简言之，表应在条文中明确指明，避免孤立存在。从“表1”开始连续编号。表编号与表题间留一个汉字的空格（即两个半角空格）；表题使用5号黑体。

2.3.9  数学公式通常用量关系式表示，需要时应连续编号。

2.3.10  示例宜置于所涉及的章条段下，多个示例宜编号，在同一章（未分条）、条或术语条目中编号均从“示例1”开始。

3.3.11  注根据所处位置不同分为条文中的注、术语条目中的注、图中的注和表中的注，注的编号与示例类似。

3.3.12  脚注分为条文脚注和图表脚注，两者编写规则不同，图表脚注还可以包括要求型条款，条文脚注的编号全文连续，各图表的脚注单独编号。

3.3.13  其他规则包括使用商品名和商标、专利和重要提示的表述规则。

4  编排格式

GB/T 1.1还规定了文件的排版和字号字体、幅面、页面布局、各层次的编排、各要素的编排、各表述形式的编排。

文件的完整编排格式详见GB/T 1.1附录E的图E1-E12。文件中各个位置的文字使用的字号和字体详见GB/T 1.1附录F的表F1。

5  结  语

GB/T 1.1—2020规定了标准化文件的含义、文件的结构如何、文件包括哪些要素、如何描述这些要素、量和单位如何表达、图表如何处理、字体字号间距如何等等，也即制定规则、给出模板，采用标准化语言，最大程度地统一和规范标准化文件的起草。

同时，GB/T 1.1—2020自身作为一份标准，又体现了其所规定的标准化文件的结构和起草规则。

GB/T 1.1的内容庞杂，还包含大量附录和图表，不可能都记在脑子里，一篇短文也无法都涉及到。若把GB/T 1.1比作一个备查的设计手册，应不时翻看，在使用中慢慢熟悉和掌握它。

来源：GB/T 1.1—2020、《标准化文件的起草》及网络，公益传播，供学习参考。