标准编写——文件名称的编写

标准化文件的名称可以看作文件的标题。文件名称是对文件所覆盖的主题的清晰、简明的描述，是文件使用者应用、收集和检索文件的主要依据。文件名称编写是否适当、正确，直接关系到文件主要信息的传递效果。文件名称的功能是简洁清晰地反映文件核心的信息，通过名称文件使用者能够快速地了解文件的主要内容以及标准的类别和类型等文件的特征。包括：文件针对的标准化对象（对象类别）、所属的标准化领域（专业领域类別）、所要达到的目的（目的类别）和需要发挥的功能（功能类型）等。

1. 名称的构成和形式

文件名称的表述要使得文件易于与其他文件相区分，并尽可能简短，不应涉及不必要的细节，任何必要的补充说明都在范围中给出。

为了能够准确、简洁地反映文件的类別，文件名称最好采取分段的形式，从而发挥每段名称所具有的特定功能。

1.1  名称的构成

文件名称最多由三段构成，每段称为名称元素。换句话说，文件名称最多由尽可能简短的三段名称元素构成：引导元素、主体元素和补充元素。在名称中这三个元素的顺序按照由一般到特殊排列，即：引导元素+主体元素+补充元素。

（1）引导元素

引导元素表示文件所属的领域，反映文件的专业领域类別，是一个可选元素，可根据具体情况决定文件名称中是否有引导元素。

（2）主体元素

主体元素表示在上述领域内文件所涉及的标准化对象，反映文件的对象类别，是一个必备元素，即在文件名称中一定要有主体元素。

（3）补充元素

补充元素表示上述标准化对象的特殊方面，或者给出某文件与其他文件或分为若干部分的文件的各部分之间的区分信息。对于未分为部分的文件，补充元素是一个可选元素，可根据情况酌情取舍。然而，对于分成部分的文件的各个部分，补充元素是一个必备元素。

1.2  名称的形式

由于在文件名称的三元素中只有主体元素是必备元素。其他两个元素都是可酌情取舍的元素，因此，引导元素和补充元素的有无以及它们与主体元素各种组合的结果，会衍生出不同形式的文件名称，可能具有的形式如下：

一段式：只有主体元素；

两段式：引导元素+主体元素，主体元素+补充元素；

三段式：引导元素+主体元素+补充元素。

2. 名称中各元素的选择

在起草文件名称时，通过恰当地选择文件名称中的各元素，能够确切地表述文件的主题、类别和类型。因此，准确选择并恰当组合名称中的三个元素是起草一个好的文件名称的前提。

2.1  引导元素的选择

按照起草文件的步骤，首先要考虑拟起草的文件是属于哪个标准化领域。文件名称的引导元素的编写要与这一步骤中确认的标准化领域相一致。由于文件名称的引导元素是一个可选元素，因此存在是否选择该元素的问题。

（1）选择引导元素

如果省略引导元素会导致主体元素所表示的标准化对象不明确，那么文件名称中应该选择引导元素，以便通过给出标准化对象所属的专业领域，来对标准化对象加以明确。

（2）省略引导元素

如果主题元素（或者同补充元素一起）能够确切地表示文件所涉及的标准化对象，文件名称中应省略引导元素。

2.2  主体元素必不可少

每个文件的名称都应有主体元素，在任何情况下，主体元素都不应省略。主体元素的具体编写同样要与起草文件的步骤中确认的标准化对象相一致。

2.3  补充元素的选择

按照起草文件的步骤，在确认了标准化对象之后，还要进一步确认拟标准化的是标准化对象的所有必备方面，还是某些特殊方面，同时还要考虑文件的编制目的，确定文件的目的类别，考虑文件使用者的需求，确定文件的功能类型。

如果起草的文件仅是涉及主体元素（标准化对象）的某些方面，如针对文件不同编制目的规定（标准的目的类别不同），针对文件使用者需求（标准的功能类型不同）的规定等，在文件的名称中，尤其是在名称的补充元素中就要有所体现。

（1）用补充元素描述标准化对象的一两个方面

如果文件所规定的内容仅涉及了主体元素所表示的标准化对象的一个或两个方面，通常情况下，需要用文件名称的补充元素指出具体涉及的方面。

文件涉及的各个方面可以从以下几点来考虑：

a）文件的编制目的不同，涉及的标准化对象的特殊方面就不同；

b）文件功能类型不同，文件的核心技术要素会不同；

c）文件中规定的特性不同，文件针对的技术方面就会不同。

（2）在补充元素中用概括性或固定词语描述标准化对象的多个方面

如果文件所规定的内容涉及了主体元素所表示的标准化对象的几个（不是一两个，但也不是全部）方面，需要用补充元素描述这些方面，但不必一一列举，而应由诸如技术规范、技术要求或通用要求等概括性的术语来表达。

（3）省略补充元素

如果文件中的内容同时具备以下两个条件，应省略补充元素：

——涉及主体元素所表示的标准化对象的所有必备方面，并且

——是与该标准化对象相关的唯一现行文件（而且拟继续保持）。

也就是说，这种情况下可以用标准化对象的名称作为文件的名称。

3. 不同类别标准的文件名称的表述

文件的类别较多，为了能够简明快速地表示出文件的类别，在文件名称中需要使用表述不同文件类别的典型词语。

3.1  不同对象类别标准的文件名称

不同对象类别的标准，在文件名称的主体元素中，应指明需要标准化的对象，即具体的产品、过程或服务。

（1）产品标准

产品标准通常在文件名称中给出具体产品或系统的名称。

（2）过程标准

过程标准在名称中要给出具体过程的名称，通常包含“……程序”“……流程”“……过程”等词语。

（3）服务标准

服务标准在名称中要给出具体服务的名称，通常包含词语“服务”。

3.2  不同目的类别标准的文件名称

不同目的类别的标准，在文件名称的补充元素或主体元素中应有反映相应编制目的的词语，如互换性、兼容性、接口、安全、卫生、环保等。

（1）技术标准

对于编制目的为可行性、互换性、兼容性、相互配合或品种控制的技术际准，如果文件的编制仅涉及一两个目的，在文件名称的补充元素中应直接指出具体目的。

（2）公益标准

对于编制目的为安全、健康、环境保护或资源利用的公益标准，根据具体目的，文件名称中需要给出安全、健康或卫生、环境保护、资源利用等词语。

3.3  不同功能类型标准的文件名称

对于不同功能类型标准，在其名称的补充元素中应含有表示标准功能类型的词语，所用词语宜从表1中选取。

     表1  文件名称中表示标准功能类型的词语

（1）术语标准

术语标准的名称应包含词语“术语”，以表明标准的功能类型。

如果是针对某个标准化领域建立概念体系，可以用该标准所属的专业领域作为术语标准名称的主体元素。

如果是针对某个标准化对象建立概念体系，可以用标准化对象作为术语标准名称的主体元素。

（2）符号标准

符号标准的名称应包含词语“符号”“文字符号”或“图形符号”，以便在表明标准功能类型的同时，能够区分符号的类别。图形符号标准的名称应给出区分图形符号类别的词语。

（3）分类标准

分类标准的名称应包含“分类的对象”和“分类的内容”两个必备的元素。分类的内容宜通过词语“分类”或“编码”表明标准的功能类型。如果标准中包含了：

——分类方法，但未给出其他内容，宜使用“……分类方法”作为文件名称；

——分类方法和命名，文件名称中宜使用词语“分类与命名”；

——分类方法、命名以及分类的最终结果，宜使用“……分类”作为文件名称；

——编码方法，但未给出其他内容，宜使用“……编码方法”作为文件名称；

——编码方法和代码，文件名称中宜使用词语“编码及代码”；

——编码方法、代码以及编码的最终结果，宜使用“……编码”作为文件名称；

——分类方法、命名、编码方法、代码，以及分类和编码的最终结果等内容，宜使用“……分类与编码”作为文件名称。

（4）试验标准

试验标准的名称应包含词语“试验方法”或“……的测定”，以便表明标准的功能类型。试验方法标准的名称通常由三种元素组成：

试验方法适用的对象＋所测的指定特性＋试验方法的性质

若试验方法标准用于检测多种特性，则文件名称宜使用省略指定特性和试验方法性质的通用名称。

当针对同一特性，标准中包含多个试验方法时，文件名称中宜省略有关试验方法性质的表述。

（5）规范标准

规范标准的名称应包含词语“规范”，以表明标准的功能类型。

a） 如果规范标准中仅对标准化对象的一两个方面规定了要求，应在文件名称中直接指出这些具体要求。

b） 当标准中规定的要求涉及标准化对象的两种以上的性能（如使用性能、理化性能、人类工效学性能、环境适应性、结构等）或效能（如愉悦性、舒适性、宜人性、响应性等），或者针对两个以上的编制目的（如可用性、互换性、兼容性、相互配合等）时，在文件名称中可以使用“技术规范”等概括性的词语来表述。

（6）规程标准

规程标准的名称应包含词语“规程”，以表明标准的类型，根据需要宜表明程序或阶段的具体名称。

（7）指南标准

指南标准的文件名称应包含词语“指南”，以表明标准的类型。在文件名称中宜表明指南标准的类型，包括试验方法类、特性类、程序类等。

（8）其他类别的标准

a）要求类标准

要求类标准的文件名称应包含词语“要求”，以表明标准的类型。如果标准中仅对标准化对象规定了一两种要求，应在文件名称的补充元素中直接指出这些具体要求。如“……机械和电气要求”“……稳定性要求”。

当标准中规定的要求涉及标准化对象的两种以上的性能（如使用性能、理化性能、人类工效学性能、环境适应性、结构等），或者针对两个以上的编制目的（如可用性、互换性、兼容性、相互配合等）时，在文件名称中可以使用“技术要求”等概括性的词语表述。

b）原则与要求类标准

原则与要求类标准的文件名称应包含词语“原则和要求”，以表明标准的类型。

c）规则类标准

规则类标准的文件名称应包含词语“规则”，以表明标准的类型。

3.4  通用标准

通用标准是为某个或多个特定领域，或者为一类或多种产品、过程或服务规定普遍适用的条款。在通用标准名称的补充元素或主体元素中应包含“通用”“总”等词语。如“……通用要求”“……通用技术要求”“……总规范”“……通用试验方法”“……通用操作规程”“……通用指南”。

4. 部分名称

文件被分为若干部分后，每个细分出来的部分都是一个独立的文件。这个细分出来的独立文件的名称称为“部分名称”。部分名称的编写首先需要遵守编写文件名称的总规则，其次还要遵守部分名称的编写规则。

4.1  部分名称的结构

为了从名称上容易识别出它是一个部分名称。名称的结构要有其独自的特点。从名称上既要保证将一个文件的各个部分区分开来，又要能够体现部分之间的联系。

（1）部分名称应采取分段式

部分名称的典型结构为：引导元素（可选）+主体元素+第X部分：+补充元素。

从上述结构可以看出，部分名称区别于未分部分的文件名称的显著特点是：名称采取分段式，并且在补充元素之前多了一个“第X部分：”，其中的“X”为阿拉伯数字。并且要与部分的编号保持相同。第

（2）部分名称的补充元素要保持不同

部分名称中“补充元素”要具有提供部分之间区別信息的功能，因此补充元素不可缺少，它成为部分名称的必备元素。为了提供区别信息，拥有同一个文件顺序号的各个部分名称的“补充元素”应该保持彼此互不相同。

（3）“主体元素”或“引导元素+主体元素”要保持相同

部分名称的“引导元素（如果有）和主体元素”的功能是要反映出该部分与其他部分共同属于拥有同一个文件顺序号的文件。为此，这些部分的名称的“主体元素”或“引导元素+主体元素”应保持相同。

4.2  表示部分之间区别特征的补充元素的编写

对于部分名称来说，补充元素不但具有表示标准化对象的特殊方面或文件的功能类型的功能。还具有给出某部分与其他部分之间的区别信息的功能，后者往往成为部分名称的补充元素的主要功能。可以通过用补充元素指出具体的标准化对象（如主体元素由标准化领域和文件的功能类型构成），或给出标准化对象的应用领域（如在分为通用部分和特定部分的情况下，引导元素给出标准化对象，主体元素给出特殊方面）来给出区分部分之间的细节。

4.3  不同功能类型标准的部分名称的编写

不同功能类型标准的文件名称中代表功能类型的词语通常位于补充元素中。在部分名称中，根据情况这些词语可置于主体元素中。

5. 编写文件名称需要注意的方面

文件名称虽然字数不多，但是如果没有很好地掌握编写要点，常常会出现一些问题。在编写文件名称时要注意以下方面。

5.1  准确反映文件的范围

文件名称要准确反映文件所涉及的标准化领域、对象以及涉及的方面，不应无意中缩小或扩大文件的范围。

（1）避免限制文件的范围

在文件名称中不宜包含任何不必要的细节，以免无意中限制了文件的范围，出现“小帽子、大内容”的错误。有些文件名称本来不需要补充元素，如果随意添加了补充元素就会限制文件沙及的范围。当文件仅涉及一种特定类型的产品、过程或服务时。应在文件名称中反映出来。

（2）避免扩大文件的范围

在文件名称中必要的内容不应省略，以免无意中扩大了文件的范围，出现“大帽子、小内容”的错误。

5.2  无须描述文件作为“标准”“标准化指导性技术文件”的类别及层次

我国的标准化文件有标准、强制性国家标准、国家标准化指导性技术文件等。在标准化文件的封面上方都会通过给出“……国家标准”“……行业标准”“……地方标准”“标准化指导性技术文件”标示出标准的层次或文件的类别，另外还会通过文件编号反映文件的层次和类别。因此，在文件名称中不应使用“……标准”“……强制性国家标准”等词语。

5.3  名称各元素的用语及其表述的含义不宜重复

简洁是起草文件名称最基本的要求之一，为此由多段构成的文件名称各元素中的词语或语义不宜重复，各元素中不同用语的概念也不应重复。

5.4  编写部分名称易出现的问题

文件分成部分后，针对各个部分的名称有其特殊的规则。然而，现行的文件名称中常常出现不符合要求的现象，主要表现在以下三个方面。

（1）未采取分段式的形式

某些部分名称没有采取两段或三段的形式，只采取了一段式的名称。

（2）虽然采取分段式但未规范使用“第X部分：”

部分名称的补充元素之前应标明“第X部分：”，但在编写具体名称时常常出现以下错误。

——未标明“第X部分：”。名称的补充元素前未标明“第X部分：”的现象比较多见，由此导致名称上作为部分的标识的缺失。

——“第X部分：”中的“X”"没有使用阿拉伯数字。在有些分成部分的文件中，名称的补充元素之前的“第X部分”中的“X”使用了汉字，没有按照规定使用阿拉们数字。

（3）“第X节”等不规范用语分隔各元素

文件可以划分成部分，而部分不应进一步细分为分部分。任何其他的划分和命名方法都是不正确的。因此文件划分成部分后，编写部分名称时应注意：第一，补充元素之前只应使用“第X部分：”，而不应使用一些不规范的短语，例如“第X节”等；第二，不应在主体元素之前使用“第X部分：”或其他不规范的短语。 

摘自《标准化文件的起草》，公益传播，供学习参考。