标准化文件要素的表述——要素内容的表述

1. 条款

构成要素的条款有要求、指示、推荐、允许和陈述等五种类型，也就是说要素是由五种类型的条款构成的。

1.1  条款的表述

各种类型的条款要能够明确地区分，只有这样文件使用者才能识别这些条款，在声明产品、过程或服务符合某个文件时，能够清晰地知道需要满足的要求或执行的指示，并能够将这些要求或指示与其他可选择的条款区分开来。

各种类型的条款通常使用不同的句子语气类型或能愿动词来表述。文件使用者也将通过这些句子语气类型或能愿动词来识别出条款的类型。

1.1.1  要求型条款

要求型条款使用能愿动词“应”或“不应”来表达。

1.1.2  指示型条款

指示型条款通常使用祈使句来表达。祈使句通常在试验标准或规程标准中使用，是对人类的行为或行动步骤的明确指示。

1.1.3  推荐型条款

推荐型条款使用能愿动词“宜”或“不宜”，一方面表达原则性或方向性的指导，另一方面表示具体建议。无论能愿动词是肯定形式还是否定形式，推荐型条款都可以针对结果或者针对过程。

（1）表达原则性或方向性的指导。“宜”或“不宜”在文件中可以表达原则性或方向性的指导。

（2）表达具体建议。肯定形式“宜”用来建议的选择或认为特别合适的行动步骤，无需提及其他的选择或行动步骤。否定形式“不宜”用来表达某种选择或行动步骤不是首选的但也不是禁止的。

1.1.4  允许型条款

允许型条款使用能愿动词“可”或“不必”来表达。

1.1.5  陈述型条款

陈述型条款可以使用能愿动词或陈述句来表述。

（1）能愿动词。使用能愿动词“能”或“不能”，“表示需要去做或完成指定事项的才能、适应性或特性等能力”。使用能愿动词“可能”或“不可能”，“表示预期的或可想到的材料、生理或因果关系导致的可能结果”。例如“在腐蚀性大气条件中使用该连接器可能引起锁定机构的失效”，陈述由于材料的原因可能导致的结果。

（2）陈述句。在文件中常常通过陈述句来陈述事实。文件中的陈述句的典型用词有“是”“为”“由”“给出”等。如“文件名称由尽可能短的几种元素组成”等。

1.2  条款表述所用的句子语气类型和能愿动词

五种类型的条款是通过句子语气类型和能愿动词进行区分和表述的。

1.2.1  句子语气类型、能愿动词及其等效表述

表1列出的能愿动词是文件中不同类型条款的首选表述，也就是说表达条款时应首先使用表中列出的能愿动词，即“应、不应；宜、不宜；可、不必；能、不能；可能、不可能”等，或使用相应的句子语气类型，即“祈使句、陈述句”。只有在特殊的情况下，例如由于条款所处的语境，上下文的衔接等语言的原因不能或不宜使用首选能愿动词时，才可使用表中列出的能愿动词的等效表述。

表1  各类条款使用的句子语气类型、能愿动词及其等效表述 

1.2.2  能愿动词的使用

（1）要求型条款：应、不应；

（2）推荐型条款：宜、不宜；

（3）允许型条款：可、不必；

（4）陈述型条款—能力：能、不能；

（5）陈述型条款—可能性：可能、不可能。

1.2.3  句子语气类型的适用

（1）指示型条款：使用祈使句；

（2）陈述型条款：使用陈述句。

1.2.4  等效表述的使用

（1）要求型条款：应该、只准许、不应该、不准许。如变量符号应该用斜体表示；“尽可能”“尽量”“考虑”以及“避免”“慎重”等词不应该与“应”一起使用表示要求等。

（2）推荐型条款：建议、不建议、推荐、不推荐。如“尽可能”“尽量”“考虑”等词不应该与“应”一起使用表示要求，建议与“宜”一起使用表示推荐等。

请注意：在表述原则性或方向性的指导时，不应使用“宜”“不宜”的等效表述，这些等效表述只用于表达具体建议。

（3）允许型条款：可以、允许、可以不、无需。如允许规范性引用其他正式发布的标准化文件或其他文献……等。

（4）陈述型条款—能力：能够、不能够。

（5）陈述型条款—可能性：有可能、没有可能。如这种情况下，引用这些悬置段时有可能发生混淆。

1.3  能愿动词含义辨析

能愿动词是条款表述使用的专有动词，只有使用前文给出的能愿动词，才能表达出各种类型的条款。因此准确理解能愿动词的含义，辨析各个动词之间的区别，才能在标准化文件中准确的表述条款，进而传递要表达的技术规则。

1.3.1  五种能愿动词表述含义的比较

为了对五种能愿动词表述的含义有更深入的了解，以下在同一个句子中使用不同的能愿动词，通过比较更能看清条款类型及其含义的变化。

——目次应自动生成：表示一种要求，只有自动生成目次，才认为遵守了文件的要求；

——目次宜自动生成：表示一种建议，目次最好自动生成；

——目次可自动生成：表示一种允许，目次自动生成是被允许的；

——目次能自动生成：表述一种事实，一种客观的能力，目次能够自动生成；

——目次可能自动生成：表达一种可能性，目次有可能被自动生成。

1.3.2  能愿动词之间与有关词语含义的辨析

为了更确切地掌握能愿动词及其等效表述，以下对能愿动词、相应的等效表述，以及其他相关用词的含义及相互关系进行辨析。

（1）“应”与“必须”——不要用“必须”强调关系

“必须”规定要求具有某种强制性，它强调的是法定责任。对于推荐性标准，只有在文件使用者声明符合标准化文件后，才要求“应”怎样去做，或要求标准化对象“应”符合哪些规定，而不是强迫人或物“必须”遵守或符合某些要求。

因此，为了避免将标准化文件的要求与外部的法定责任相混淆，在推荐性标准的条款中，不应使用“必须”代替“应”强调要求。换句话说，推荐性标准的条款中就不应出现词语“必须”。

（2）“不应”与“禁止”“不得”——不要用“禁止”“不得”强调要求

与前文（1）相似，“禁止”“不得”也是强制性文件中使用的词语，因此在推荐性标准中，不要使用它们代替“不应”强调要求。也就是说，推荐性标准的条款中不应出现词语“禁止”和“不得”。

（3）“不应”与“不能”——不要用“不能”表述要求

这两个能愿动词表述的条款类型是不同的。“不应”表示的是要求型条款，而“不能”表示的是表述能力的陈述型条款。“不能”表示的是陈述型条款，不要用它表述要求。

（4）文件中不应使用词语“不可”

由于以下原因，“不可”没有被GB/T 1.1确定成条款表述的能愿动词或等效表达。首先“不可”在字面上是对能愿动词“可”的否定；而“可”是表述允许型的能愿动词。其次，“不可”的含义在某些语境下与“不应”几乎等效，而“不应”是表述要求型条款能愿动词“应”的否定。因此，“不可”与“可”和“应”都有着一定的关系，如果标准化文件中使用了“不可”，容易造成要求型条款、允许型条款的混淆。

鉴于此，GB/T 1.1将“可”的否定形式确定为“不必”“可以不”或“无须”，没有包含“不可”，也没有将“不可”作为“不应”的等效表述。总之，标准化文件中不使用词语“不可”。

（5）“应”与“宜”——不要将推荐型条款写成要求型条款

因此，在起草我国标准化文件时要留意不要由于将“宜”写成了“应”，而误将推荐型条款改成了要求型条款。在国际标准化文件中，使用助动词“should”代表推荐型条款。

（6）“宜”与“可”——注意区分其中“意愿”上的差异

文件中的条款无论使用“宜”，还是使用“可”，该条款都是一个可选择的条款。使用能愿动词“宜”的条款是推荐型条款；使用“可”的条款是允许型条款。使用“宜”与“可”除了表示条款的类型不同外。往往还代表着文件编制方的意愿不同。

（7）“可”“能”与“可能”——注意区分所代表的条款类型，不要互相替代

“可”“能”与“可能”都是条款表述所用的能愿动词。

——“可”是表述允许型条款所用的能愿动词，表述允许、许可等，如：根据需要可在各分项之前使用间隔号或数字编号；

——“能”是表述陈述型条款所用的能愿动词，表示材料的、生理的能力、才能。

——“可能”是表述陈述型条款所用的能愿动词，表示物质、生理或因果关系导致的“可能性”。

2. 附加信息

附加信息是附属于文件中的条款的信息，仅对理解或使用文件起辅助作用。附加信息要表述成没有这类信息文件仍是可用的，也就是说删除了附加信息文件的可用性应该不受影响。由于附加信息的存在是辅助文件的理解或使用的，因此删除附加信息会影响文件的易用性。

2.1  示例或例如

示例或例如均属于附加信息，通常存在于规范性要素中。在文件中它们通过给出具体的例子来进一步说明文件中的内容，以便帮助文件使用者更好地理解或使用文件。

2.1.1  示例

（1）示例不应包含对文件应用必不可少的内容

示例是附加信息，不应包含对文件应用必不可少的内容，也就是说不应将需要作为条款规定的内容，在示例中给出或者以示例的形式出现。因此示例不应包含表述要求、推荐、允许型条款所使用的能愿动词及其等效表述，也不应使用祈使句。然而，如果示例是为了提供与表述要求、指示、推荐或允许型条款有关的例子，包含了相关的能愿动词是被允许的。

（2）示例编号及位置

示例是相对正式的一种举例。因此，在每个章（未分条）、条或术语条目中：只有一个示例，需要在示例的具体内容之前标明“示例：”；如果有多个示例，宜标明示例编号，在同一章（未分条）、条或术语条目中示例编号均从“示例1”开始，即“示例1：”“示例2：”等。

（3）示例需避免与条款相混淆

如果给出的示例与编排格式有关或者易于与文中的条款相混淆，为了与条款内容明显区分，可将示例内容置于线框内。

（4）示例不宜单独设章或条

由于示例是依附文件条款的附加信息，没有条款，示例也就无从谈起。因此不宜将示例单独设置为文件正文的条，更不应设置为章。

2.1.2  例如

“例如”是简单的一种举例方式，位于章条中，与条款融合在一起。通常在条文中规定相关内容之后，为了便于更好地理解文件中的条款，用“例如”引出简单的例子。通常在内容较少，并且用文字表述的情况下，使用“例如”这种形式简单举例。

2.2  注

注的功能为给出旨在帮助理解或使用文件内容的解释、说明等附加信息。注具有本身特定的形式，如果需要，可以在文件中规定相应的内容后给出“注：”这一形式。

注属于附加信息，不应包含表述要求、推荐、允许型条款所使用的能愿动词及其等效表述，也不应使用祈使句。也就是说需要在文件中规定的内容，不应使用“注”这一形式。

注可以存在于规范性要素或资料性要素中。按照在文件中所处的位置，可以将注分为如下几种形式：条文中的注、术语条目中的注、图中的注或表中的注。

（1）条文中的注。条文中注通常是对文件中某一章、某一条或某一段中的内容做注释。由于条文中的注给出的是附加信息，通常在文中无须提及；因此最好置于涉及的章、条或段的下方，以便清楚地表明注与条文之间的关系。

（2）术语条目中的注。术语条目的注应置于示例（如果有）之后。

（3）图中的注或表中的注。每幅图或每张表，只有一个注时，在注的第一行内容之前应标明“注：”；有多个注时，应标明注编号，同一幅图或同一张表中注编号均从“注1：”开始，即“注1：”“注2：”等。

2.3  脚注

除术语条目外，脚注可出现在文件条文中的任何地方。根据所处的位置，文件中的脚注可分为条文脚注、图脚注或表脚注。

2.3.1  条文脚注

条文脚注可以针对规范性要素或者资料性要素中的内容进行注释。条文脚注与注不同，其功能为针对文件条文的某个词、句子、数字或符号等给出解释、说明等附加信息。条文脚注中不应包含表述要求、推荐、允许型条款多使用的能愿动词及其等效表述，也不应使用祈使句。

在文件中宜尽可能少用条文脚注。不应该通过脚注提供本来应该在正文中表述的内容，更不应该通过脚注强调某些事项。

2.3.2  图表脚注

图表脚注与条文脚注的编写遵守不同的规则。

（1）编号。与条文脚注的编号不同，图表脚注的编号应使用从“a”开始的上标形式的小写拉丁字母，即a、b、c等。在图或表中需注释的位置应插入与图表脚注编号相同的上标形式的小写拉丁字母标明脚注。每个图或表中的脚注应单独编号。

（2）可包含要求型条款。由于图、表本身的特点，有时需要针对图或表中的某些内容规定要求。这时可以赋予图表脚注承担规定要求的这一功能，在图、表中需要规定要求的位置插入标明脚注的上标形式的字母a、b、c，然后在脚注中规定要求。

2.4  清单、列表

清单或列表通常存在于资料性要素中，包括：“规范性引用文件”和“参考文献”中的文件清单和信息资源清单，“目次”中的目次列表和“索引”中的索引列表等。清单或列表通过提供相关的检索信息起到便于文件的使用或理解的作用。清单提供检索文件之外的其他文件的信息，而列表提供检索或查找文件本身结构或关键内容的信息。

（1）清单。文件中“清单”的特点是除了给出文件的清单外不包含其他内容。如规范性引用文件中仅给出文件中引用的规范性文件清单，参考文献中仅给出文件中资料性引用或文件编制过程中参考的文件清单和信息资源清单。

（2）列表。文件中的“列表”并没有明显的表，表格形式是隐含的，但具有表格的功能。在索引中，通过提供主题词列表，帮助文件使用者在文件中快速检索需要的内容。在目次中，通过提供文件的章、条、图、表的标题列表，帮助文件使用者快速了解文件的结构，检索文件的内容。

2.5  事实、信息的陈述

标准化文件的资料性要素“前言”，附加信息示例、注、脚注，只准许表述为事实的陈述，不应包括表述要求、推荐、允许型条款所使用的能愿动词及其等效表述，也不应使用祈使句。

根据在文件中所起的作用，图、表、附录可以是资料性的，这种情况下相应的图、表、附录也应表述为事实、信息的陈述。

3. 通用内容

表述文件内容时，常常会遇到某一章中的许多条中，或在某一条的许多分条中都需要涉及某些相近、相似甚至一样的规定，我们称这些共同需要的内容为通用内容。

通用内容不宜分散在文件的各处，而应相对集中表述。文件中某章/条的通用内容宜作为该章/条中最前面的一条。根据具体的内容，可用“通用规则/通则”“概述”作为条标题。

通用要求用来规定某章/条中涉及多条的内容，均应使用要求型条款。通用规则/通则用来规定与某章/条的共性内容相关的或涉及多条的内容，使用的条款中应至少包含要求型条款，还可包含其他类型的条款，如推荐型条款。从概述的名称可看出，它是用来给出与某章/条内容有关的陈述性或说明性的内容，应使用陈述型条款，不应包含要求、指示或推荐型条款，标准化文件中，除非确有必要通常不设置“概述”。

摘自《标准化文件的起草》，公益传播，供学习参考。