标准化文件要素的表述——文件表述的三原则

无论要素包含什么内容，也无论其表述形式如何，首先要遵守文件表述的三原则：一致性、协调性和易用性。只有遵守了文件表述三原则，才能达到编制标准化文件的目标——形成清楚、准确和无异性的条款，进而实现标准化的目的和效益。

1. 一致性原则

一致性是标准化文件最基本的表述原则。它强调的是内部的一致，这里的“内部”有两个层次：第一，每个文件内容；第二，由拥有同一个文件顺序号的各部分形成的文件内部。编写文件时遵循一致性原则，将避免由于同样或类似内容的不同表述给文件使用者造成的困惑，从而确保文件能够被正确理解。从文件文本自动处理的角度考虑，一致性也将使文本的计算机处理，甚至计算机辅助翻译更加方便和准确。遵循一致性原则通常考虑结构、文体、术语和形式等四个方面。

（1）结构的一致

结构的一致主要指拥有同一文件顺序号的各部分之间需要考虑的原则。各部分的结构一致，是指相关要素和层次的设置与否，章、条的编号、排列顺序，标题表述等宜尽可能一致。目前，国际上ISO、IEC和我们国家都将标准化文件中要素“规范性引用文件”“术语和定义”确定为必备要素就是贯彻结构一致性原则的具体做法。

（2）文体的一致

单个文件中或者拥有同一个文件顺序号的各个部分中，相同的条款宜使用相同的用语，类似的条款宜使用类似的用语。

（3）术语的一致

每个文件内，同一个概念宜使用同一个术语，避免使用同义词。术语的一致包含两层含义：首先，在文件中应使用要素“术语和定义”中已经界定的术语。其次，即使按照规定有些术语未在第3章界定,文中的术语也宜保持一致。

（4）形式的一致

文件形式的一致能够便于对文件内容的理解、查找及使用。形式的一致通常包括以下方面。

a）  条标题：虽然条标题的设置可以根据文件的具体情况进行取舍，但是在某一章或条中，其下一个层次中的各条有无标题要一致。

b）  列项或无标题条的主题：文件中列项或无标题条，可以根据具体情况用黑体字标明主题。如果强调了主题，则某个列项中的每一项，或某一条中的每个无标题条都需要强调。

c）  图标标题：虽然文件中的图或表是否有标题是可以选择的，然而全文中有无标题要一致。

2. 协调性原则

一致性强调的是一个文件内部的一致，而协调性主要针对文件之间，强调的是与外部协调，其目的是“为了达到标准化文件的整体协调”。众多标准化文件可以构成一个文件体系，只有文件之间互相协调，才能充分发挥整个系统的功能，获得良好的系统效应。在表述文件内容时，为了达到标准化文件系统的整体协调，在起草文件时需要注意与现行有效的文件之间相互协调。

文件的整体协调是有其范围的：从行业的角度考虑，行业的标准化文件宜保持协调；推而广之从国家的角度考虑，所有的国家标准化文件宜保持协调。为了达到文件系统整体协调的目的，在起草标准化文件时需要考虑以下四个方面。

（1）避免重复和不必要的差异

遵守协调性原则首先要避免文件内容的重复和不必要的差异。因为，重复和不必要的差异往往容易造成不协调。为此，需要采取两项具体措施：第一，将针对一个标准化对象的规定尽可能集中在一个文件中。这样将避免由于相同的规定散落在不同文件中而产生的差异，造成不协调。第二，将通用的内容规定在一个文件中。利用通用化方法，将适用于某领域或标准化对象的内容进行通用化处理，将通用内容或者规定在某个文件的一个部分（通常为通用部分）中，该文件的其他部分则引起通用部分的相关内容；或者将使用更广泛的通用内容编制成单独的文件，以便其他标准化文件引用。这种处理方式避免了每个文件都针对通用内容进行规定而产生的不协调。

（2）起草文件宜符合基础标准和领域内通用标准的有关条款

起草每个文件都遵守基础标准，就使得适用最广泛的标准得到了应用，保证了每个标准化文件都符合标准化的最基本的原则、方法和基础规定，从而就可以达到在较高层面上（国家、行业）各文件之间的协调。

a）  每个文件要符合现有基础标准的有关条款，尤其涉及下列有关内容：标准化原理和方法，标准化术语，量、单位及其符号，符号和缩略语，图形符号，参考文献的标引，技术制图和简图，技术文件编制等。

b）  对于特定技术领域，还需要考虑涉及诸如下列内容的通用标准中的有关条款：极限、配合和表面特征，尺寸公差和测量的不确定度，优先数，统计方法，环境条件和有关试验，电磁兼容，符合性和质量等。

c）  编制文件时除了与上述标准协调外，还要注重与同一领域的标准进行协调，尤其要考虑本领域的通用标准，注意遵守已经发布的标准化文件的规定。

（3）采用国际标准化文件

如果有对应的国际标准化文件，要首先考虑以这些文件为基础起草我国标准化文件；如果对应的国际文件为ISO或IEC发布的标准化文件，宜尽可能按照GB/T 1.2的规定等同或修改采用，采用国际文件能够保证我国文件与国际标准化文件在国际层面上的协调。

（4）采用引用的方式

如果需要使用其他文件中的内容时，采取引用的方式，而不是抄录其他文件中需要的内容，这样可以避免由于抄录错误导致的差异，还可以避免由于被抄录文件的修订造成的文件之间的差异和不协调。如果需要使用文件自身其他位置的内容，那么也宜采取提示的方式，让文件使用者遵守或参考文件中的相关内容。

3. 易用性原则

任何文件只有最终被应用才能发挥其作用。易用性原则指在起草文件时需要考虑文件表述要便于文件的使用。易用性原则主要涉及以下两个方面的内容。

3.1  易于直接应用

在起草标准化文件时需要考虑文件中的条款要易于直接使用。为此，需要遵守以下原则。

（1）各类要素要各司其职、各就各位

为了易于直接应用，文件中的各类要素就要各司其职、各就各位，这样才能方便文件使用者，使他们能够在固定位置查找到相应的内容。

首先，文件中的核心技术要素要规定的能够决定标准功能类型的技术内容。在核心技术要素中，对于试验标准就要描述试验的步骤以及试验结果的处理方法；对于规范标准就要规定能够证实的要求以及对应的证实方法等。同时，这些核心技术要素的位置应该相对固定，以便文件使用者能够容易地找到相应的要素。

其次，要紧紧围绕核心技术要素的需要设置其他规范性要素。也就是说其他规范性要素要在核心技术要素之后确定。

再次，要利用好资料性要素和资料性内容，它们在保证文件易用性方面发挥着重要的作用。在所有要素中，这些要素或内容是最后确定和编写的。资料性要素通常包括：便于查找相关文件的要素（如规范性引用文件、参考文献），方便文件本身使用的要素（如目次、索引等），或提供文件的技术信息、编制目的，说明文件与其他文件的关系，给出标明文件信息的要素（如引言、前言、封面）等。资料性内容还可能涉及帮助正确使用文件的示例、对文件中规范性内容进行解释或说明的注、脚注等。这些要素或内容，虽然都是资料性的，但它们能够帮助文件使用者尽快理解和使用文件，它们的主要功能就是提高文件的易用性。

（2）文件中条款要便于直接使用

文件条款的表述要清晰明确，易于应用。为此应使用规范的能愿动词，要将要求型条款、指示型条款与其他可选择的条款明确区分出来。

3.2  便于被其他文件引用以及被文件自身提示

文件的内容不但要便于直接应用，还要考虑到易于被其他标准化文件、法律、法规或规章等文件所引用，或者被文件自身提示。为了文件内容易于引用或提示，编写文件时需要考虑以下三个方面。

第一，单独文件或文件层次的设置。为了便于引用或提示，需要将有关内容设置为单独的文件，或设置为文件的有编号的层次。如果文件中较多的内容有可能被引用，那么需要考虑将这些内容编制成单独的文件或单独的部分；如果文件中的段有可能被引用或提示，那么就要考虑将其设置为条；如果文件中的某些内容拟用于认证，那么宜将它们编为单独的章、条，或单独的文件。

第二，文件具体内容的编号与否以及编号形式。文件中的章、条、术语条目、附录、图、表等都没有编号，编号的设置方便了这些内容被其他文件所引用。阿拉伯数字加上脚点的条编号是标准化文件所特有的，它虽然不便于读，但是非常便于引用时指明文件中具体的内容。列项虽然可以编号，也可以使用列项符号，但如果列项中的某些项有可能会被其他文件所引用，那么就要考虑对列项进行编号（包括字母编号和数字编号）。

第三，避免悬置条、悬置段。文件中的“无标题条不应再分条”“章标题或条标题与下一层次条之间不宜设段”，以免引用这些“悬置条”或“悬置段”时造成指向不明的混乱。

摘自《标准化文件的起草》。公益传播，供学习参考。