资料性要素的编写之索引

为了增加文件的易用性，在某些情况下还需要编写索引。索引可以从另一个角度便利文件的适用。

1. 界定

要素“索引”是一个可选的资料性要素，也就是说，是否设置索引是根据文件的具体需要来决定。索引的功能是在目次之外提供一个检索文件内容的途径，从而提高文件的易用性。索引的内容是由索引列表构成的，其功能是通过关键词检索文件相关内容而实现的。

如果为了方便文件使用者而需要设置索引，应该用“索引”做标题，将其设置为文件最后一个要素。

请注意：索引不应设置为资料性附录，它是与附录不同的一个独立的资料性要素。

2. 索引的检索和表述

编写索引，首先要分析文件中的规范性要素，找出使用者需要查找的关键词。然后以关键词作为索引目标进行检索，建立起关键词与文件的章条、图表编号的对应关系，从而实现对文件相关内容的检索。电子文本的索引宜自动生成。

索引中的索引列表由一条条的索引项构成。每个索引项由文件中的“关键词”与文件的规范性要素中对应的章、条、附录和/或图、表的编号组成。

各索引项通常以关键词的汉语拼音字母顺序编排前后顺序。如果索引项较多，为了便于检索可以在关键词的汉语拼音首字母相同的索引项之上标出相应的字母。可根据索引中关键词的长短和检索到的章、条、附录等编号的多少，将索引编排成单栏或双栏。

请注意：索引与目次的功能不同，为了便于通过关键词查找相应的内容，索引项的编排顺序要以关键词的汉语拼音字母顺序编排，不应按照条文中章条次序或表中的编号次序进行编排。

3. 术语标准、符号标准索引的编写

索引这一要素通常为可选要素，然而对于术语标准应设置术语的汉语拼音索引，也就是说术语标准中索引是一个必备要素；对于符号标准宜建立索引，也就是说为了便于符号的检索最好建立索引。

3.1  术语标准的索引

术语标准的索引通常用“术语”作为索引标目，并引出术语对应的条目编号。术语的汉语拼音索引中各索引项应按拼音字母的顺序编排前后顺序。如果术语标准中包含了以阿拉伯数字或外文字母开头的，或者全部为外文字母组成的术语，那么索引项的前后顺序按照汉字、拉丁字母、希腊字母、阿拉伯数字的顺序编排。

术语标准中的术语包含了首选术语和许用术语，由于各类术语的字体不同，为了便于区分，索引中的术语和条目中的术语的字体应相同，也就是索引中的条目编号、首选术语及其对应词使用黑体，其他使用宋体。

术语标准中除了应该编排术语的汉语拼音索引之外，通常还包含术语的外文对应词索引。各类外文对应词索引中的各索引项应按照各语种的字母顺序编排前后顺序。当索引中包含了其他语言文字的索引时，应在每种语言文字的索引之间空行，但不应分页。另外，为了便于识别，每种索引之前最好增加语种标题，例如用“汉语拼音索引”或“英文对应词索引”等标题加以区分，标题之前不应添加编号。

请注意：各语种索引都是在要素“索引”之下设置，不应将每个语种各自设置成单独的要素。

3.2  符号标准的索引

符号标准的索引应分别通过“符号的名称（或含义）”和“英文对应词”作为索引标目，并引出标准中符号对应的编号或序号。

索引内容包括符号的“名称”或“含义”或者“英文对应词”以及符号在标准中的“编号”或“序号”，符号的名称或英文对应词与编号之前用符号“......”连接。

名称索引应按名称的汉语拼音字母的升序编排，英文对应词索引应按拉丁字母的升序编排。当符号的名称以阿拉伯数字或外文字母起首或全部为外文字母组成时，应在符号的名称索引中将这类名称排在汉字之后以阿拉伯数字、拉丁字母、希腊字母的次序编排。

英文对应词索引与汉语拼音索引之间应空行，但不应分页，两种索引应具有一个共同的标题“索引”。

来源：深圳市电源技术学会