资料性要素的编写之前言

“前言”是必备要素，它的编写是每一个文件起草者必须掌握的。与“引言”需要说明与文件直接相关的内容不同，“前言”主要关注文件与其他文件的关系。

1. 界定

要素“前言”是一个必备的资料性要素，因此每一个文件都应有前言。前言的功能是对文件自身内容之外的事项进行说明，诸如提供文件起草依据的其他文件、与其他文件的关系以及编制、起草者的基本信息等。

该要素应以“前言”作标题设置在目次（如果有）之后，引言（如果有）之前。

前言是资料性要素，因此在前言中不应包含要求、指示、推荐或允许型条款。由于前言中需要说明的内容是相对明确的，表述形式也相对固定，所以前言不应给出章编号且不分条；在前言中也不应使用图、表或数学公式等表述形式。

2. 前言中需要说明的事项

尽管不同的文件，其前言中包含的内容可能不尽相同，但是前言中需要说明的事项及其表述形式是相对固定的。每个文件需要根据自身具体情况，在需要说明的事项中选择编写前言的内容。具体来讲，前言应视情况从以下列出的事项中进行选择，并按照以下列出的前后次序进行编写：

a）文件起草所依据的标准；

b）文件与其他文件的关系；

c）文件与代替文件的关系；

d）文件与国际文件的关系；

e）尚未识别出文件涉及专利的说明；

f）文件的提出信息（可省略）和归口信息；

g）文件的起草单位和主要起草人；

h）文件及其所代替或废止的文件的历次版本发布情况。

3. 前言中说明的各事项的内容及表述

前言中说明的事项需要给出以下具体内容并遵守相应的表述规则。

3.1  文件起草所依据的标准

在前言的起始部分，首先要说明起草该文件所依据的文件。任何文件，只要是按照GB/T 1.1确立的规则起草，就应通过提及GB/T 1.1声明遵守了该文件。具体表述为：

“本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则  第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。”

3.2  文件与其他文件的关系

在说明本文件与其他文件的关系时，通常涉及两方面的内容。

（1）与其他文件的关系。如果正在起草的文件与其他文件有关系，如几个文件构成了支撑某项工作、某个事项的标准体系，那么可以在前言中说明本文件与其他文件之间的关系。

（2）分为部分的文件需要说明的内容。如果正在起草的是分为部分的某个部分，需要在前言中说明两方面的内容：其一，说明所属的部分；其二，列出所有已经发布的部分名称。

3.3  文件与代替文件的关系

如果正在起草的文件是在前一个或几个版本的基础上修订形成的新版本，应在前言中陈述文件与代替文件的关系。具体需要说明一下两方面的内容。

3.3.1  给出被代替、废止的所有文件的编号和名称

（1）新文件与所代替的旧文件之间的关系。正在起草的新文件与所代替的旧文件的关系有以下几种情况。

①代替先前版本。一旦某文件被另一个文件所代替，在起草其他文件时就不应再引用被代替的先前版本。然而，这种情况下并不意味着先前的版本作废，符合以下情况，先前版本还可以继续使用：

——其他文件中已经注日期引用的先前版本；

——合同或协议中已经注日期引用的先前版本；

——新签订的合同或协议，经双方商定同意使用先前版本。

②废除先前版本。这种情况下，所废除的先前版本不应再继续使用。首先，新签订的合同不准许引用先前版本。其次，已经引用先前版本的文件或合同也应做相应修改。

③新文件通常会代替或废除先前一个文件。特殊情况下，新文件也可能代替或废除先前几个文件。

（2）指出被代替的文件

如果正在起草的文件代替或废除了一个或多个文件，应在前言中表述与先前文件的关系，指出是代替还是废除先前的文件，具体给出：本文件“代替”/“废除”以及被代替或废除的文件（含修改单）的编号和带有书名号的名称。如果代替或废除多个文件，应一一给出编号和名称。

3.3.2  列出前一版本相比的主要技术变化

在指出了被代替或废除的文件之后，应给出当前版本与先前版本相比的主要技术变化。主要技术变化通常有以下三种：

——增加了新的技术内容；

——更改了先前版本中的技术内容；

——删除了先前版本中的技术内容；

说明与先前版本相比主要技术变化时，通常按照当前版本所涉及章条的前后顺序逐一陈述。如果正在起草的文件代替或废除了多个文件，在陈述技术变化情况时，宜与主要被代替的文件进行对比，将其他被代替文件作为被整合的文件处理，被整合的内容可以看作对当前版本的补充，常常作为“增加”的内容进行陈述。具体陈述技术变化需包含三方面的内容。

首先，针对上述三种技术变化，使用“增加”“更改”或“删除”引出对技术变化的描述。

其次，说明技术变化，通常无须给出变化的具体细节。文件使用者可以通过对比新旧版本中的内容了解变化的具化细节。另外，需要说明的是，给出技术变化不包括文本结构调整和编辑性改动的情况，诸如，资料性要素或附加信息（如引言、示例、注、条文脚注、资料性附录等）内容的变化是编辑性改动，无需在前言中说明。

再次，陈述具体技术变化之后，在括号中给出所涉及的新旧版本的有关章条或附录等。凡是增加了新的技术内容，仅给出当前版本所涉及的有关章条或附录；凡是更改了先前版本的技术内容，需要给出所涉及的当前版本的有关章条或附录；凡是删除了先前版本中的技术内容，仅给出先前版本的有关章条或附录。通常给出当前版本时使用“见XXX”，给出先前版本时使用“见XXXX年版的XXX”。

3.4  文件与国际文件的关系

如果所编制的文件与ISO或IEC国际标准化文件存在着一致性对应关系（等同、修改或非等效），那么在前言中应按照GB/T 1.2的有关规定陈述相关信息。

3.5  尚未识别出文件涉及专利的说明

如果在起草文件的过程中尚未识别出文件涉及专利，那么应在前言给出以下说明内容：“请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。”

3.6  文件的提出信息（可省略）和归口信息

前言中需要给出文件的提出信息和归口信息。在给出文件的提出、归口等信息时，对于涉及的任何部门、全国专业标准化技术委员会或单位都应给出准确的全称。

3.6.1  文件的提出信息

文件的提出也就是提案建议起草该文件的行业主管部门、标准化技术委员会或有关归口单位。这一信息的提供是可选择的，如果不需要也可省略该项信息。

如果文件由全国专业标准化技术委员会提出，那么应在相应技术委员会名称之后给出其国内代号，并加圆括号。如需要给出文件的提出信息，在前言中使用下列表述形式：

——“本文件由全国XXXX标准化技术委员会（SAC/TC XXX）提出。”

——“本文件由XXXX提出。”

——“本文件由XXXX研究院提出。”

3.6.2  文件的归口信息

在文件的提出信息（如果有）之后，应给出文件的归口信息。文件的归口可理解为负责文件编制、审查和维护的全国专业标准化技术委员会或标准化技术归口单位。如果在文件所涉及的领域内有相应的全国专业标准化技术委员会，那么由技术委员会归口；如果没有相应的技术委员会，通常由其他标准化技术归口单位归口。

如果文件由全国专业标准化技术委员会归口，则应在其名称之后给出委员会的国内代号，并加圆括号。

在文件前言中文件的归口信息可表述为：

“本文件由全国XXXX标准化技术委员会（SAC/TC XXX）归口。”

“本文件由XXXX研究院（所、中心）归口。”

3.6.3  提出和归口信息合并表述

如果文件的提出和归口的标准化技术委员会或部门相同，那么可将它们合并一起陈述。这时可表述为：

“本文件由全国XXXX标准化技术委员会（SAC/TC XXX）提出并归口。”

3.7  文件的起草单位和主要起草人

在文件的提出信息或归口信息之后，对于推荐性标准应给出文件的起草单位和主要起草人信息。

3.7.1  文件的起草单位

文件的起草单位通常为文件的起草工作组的成员所在的单位。标准化文件的起草单位应多于一个单位。在前言中文件的起草单位可表述为：

“本文件起草单位：XXXX、XXXX、XXXX......。”

“本文件由XXXX、XXXX、XXXX......负责起草。”

在给出文件的起草单位信息时，对于涉及的任何部门、单位都应给出准确的全称。

3.7.2  文件的主要起草人

在文件的起草单位之后应给出文件的主要起草人信息。在前言中文件的主要起草人可表述为：

“本文件主要起草人：XXX、XXX、XXX......。”

3.8  文件及其所代替或废止的文件的历次版本发布情况

在前言中陈述的最后一个信息就是文件及其所代替或废止的文件的历次版本发布情况。要通过相关信息的提供，给出文件各版本发展变化的清晰轨迹。给出这项信息是十分必要的，该信息的提供，一方面可以让使用该文件的人员对文件的发展及变化情况有一个全面的了解，另一方面也给今后文件的修订提供了方便，使参加文件修订的人员能够准确地掌握文件各版本发布的情况，检索到相关的文件，从全面了解文件的背景信息，更好地支撑新文件的起草工作。

4. 编写前言需注意的问题

编写前言时要注意区分哪些内容需要编写在前言中，哪些内容需要编写在文件的其他要素或其他文件中，不应将不该写入的内容编写在前言中。尤其要注意不应再前言中编写需要写入引言、范围、规范性技术要素中的内容，也不应将仅需写在文件编制说明中的内容写入前言。为了避免这些错误的出现，在编写文件的前言时应注意以下问题。

4.1  前言中只准许编写“规定的内容”

所谓“规定的内容”是指“由相应规范性文件规定在标准化文件的前言中需要编写的内容”。通常是由两类文件作出的规定：其一，GB/T 1.1的规定；其二，相关法规或规范性文件中的规定，例如《强制性国家标准管理办法》中规定，强制性国家标准的前言“不得涉及具体的起草单位和起草人信息”。

4.2  不应在前言中说明编制文件的意义

在一些文件的前言中常常会看到对编制文件意义的阐述，如介绍标准化文件所涉及的产品或服务在国家经济发展的作用，所涉及领域的国内外有关情况以及文件的制定对促进经济社会、领域的发展，技术的进步等所具有的重要意义，这些内容都不应在前言中涉及，可在文件的编制说明中介绍，如果相应内容适合在引言中说明，又确需在文件中介绍，那么应编入文件的引言。

4.3  前言中不应包含“要求”

前言是资料性要素，不应与文件的规范性要素的内容相混淆。在前言中不应含有要求、指示、推荐和允许型条款。

4.4  前言中不应涉及“范围”一章的内容

文件的前言不应和要素“范围”一章的内容相混淆，也就是不应涉及本应在“范围”一章中给出的内容。如果在前言中出现了“本文件规定了......”“本文件适用于......”“本文件主要涉及......”等叙述，那么就是犯了这类错误。

来源：深圳市电源技术学会